客戶關係管理 (Customer Relationship Management，簡稱CRM) 軟件提供了可用於提高生產力的功能工具箱。它可以幫助您節省時間、構建更有效的流程並專注於高價值任務。
一個好的 CRM 可以幫助您集中時間，無論您是在辦公室還是遠程工作 (WFH)，這樣您就可以在不加班的情況下完成多項任務並完成更多工作。
今次，我們將分享提高生產力的實用技巧，您可以立即開始實施這些技巧。從捕獲潛在客戶(Lead)到自動化銷售，你可以通過以下 13 種方式提高您的生產力：
1. Automate銷售流程
自動化您的銷售流程可以減少繁瑣、耗時的任務，這將提高生產力並嵌入最佳實踐。
我們知道，良好控制和衡量的銷售工作流程對於推動生意增長至關重要。讓我們看看如何在該過程中自動執行任務，這對基於活動的銷售方法很有幫助。
以下是可以輕鬆自動化以提高生產力的七項銷售任務：
- 自動發送個性化電子郵件：當交易或潛在客戶(Lead)達到特定階段時，通過發送電子郵件來保持潛在客戶的熱情。
- 更改Deal Owner：當交易進度超過某個點時，將潛在客戶Lead分配給資深員工。
- 當添加新的Lead時創建後續任務：確保您不會錯過寶貴的生意機會。
- Pipeline管理：當交易達到特定時間而沒有聯繫時進行標記。
- 追蹤客戶：追蹤你和客戶的活動，例如電郵open rate、自動send email及自動安排下一個activity
- 添加聯繫資料：自動從registration form 輸入資料並社交媒體獲得聯結資料。並使用集成從社交媒體中獲取聯繫信息。
- 評分及評估你的客戶：透過SalesWing來增強您的潛在客戶審查流程。
設置這些 Automation 可以提高員工的工作效率並減少花在管理任務上的時間。也就是說，在高質量Automation和採取個人方法之間存在平衡，為客戶度身定制流程可能是一種非常有效的策略。
2. 管理您的activity
銷售需要維持很多關係。有效地做到這一點意味著記錄大量信息。CRM 提供了一種動態的方式來組織活動。使用 CRM 來管理您的時間可以幫助您避免數據重複，並確保您可以訪問所需的一切。
生產力的很大一部分是將注意力集中在最重要的任務上。 Pipedrive將這些集中到一個版面，並允許您按特定時間段去分類。
同步您的calendar意味著您可以追蹤meeting並留出時間進行研究和提案，這有助於提高注意力並防止任何中斷。當然你要承諾完成任務。
然後在calendar中查看所有這些活動。透過設定不同的activity type去highlight重要的銷售活動。
Kanban View的銷售管理
Kanban的看板方法是由日本豐田公司的一位工程師創建的。目標是提高汽車製造中人為因素的生產力，但現在它已被世界各地採用為生產力工具。
隨著流程的進行，Kanban View通過在列表之間或從一列到下一列移動詳細說明工作的卡片來工作。目的是幫助您輕鬆可視化需要完成的工作。
這對銷售非常有用，因為您可以通過一頁頁面查看通過您的Pipeline的交易進度。
3. Integrate你的CRM 與你的其他工具
將 CRM 與您的其他工具Integrate是提高銷售流程生產力的重要組成部分。
手動將數據從一個系統複製到另一個系統需要時間，並且會增加出錯的可能性，並且您的salesperson會養成壞習慣（例如將重要任務留到一天結束）。Integration將幫助您避免這種情況。
查看 Pipedrive Marketplace，了解可以促進銷售流程的工具，例如 Zoom 和 Teams 等視頻會議工具，以及 QuickBooks 和 Xero 等開票工具。
在一個生態系統中工作
在不同系統之間切換非常耗時。它會打破你的注意力，讓你更難保持專注和有條理。
您的 CRM 越強大，您可以在該工具中完成的工作元素就越多，就越容易保持專注。其中一部分是關於和其他工具的Integration，另一部分是關於如何選擇一個合適你的CRM。
4. Centralize您的文件
出於多種原因，Systematic是維持revenue growth的基本要素，其中一個原因是建立一套可以重複操作的方法，讓您培訓團隊成員的最佳實踐。
關鍵是獲取知識、保持最新並確保每個人都可以訪問。就銷售而言，這意味著關鍵文件，如Proposal、Quotation、Contract或Email Template。
使用 Pipedrive 的 Smart Docs 之類的工具將它們嵌入到您的 CRM 中。集中這些資源可以節省時間，確保每個人都可以訪問最新的資源，並有助於使您的銷售流程具有可擴展性。
5. 通過Report Insights識別風險和機會
CRM Dashboard提供一頁的Performance。把它想像成病人床邊的監視器，顯示所有重要信息。
Dashboard為您提供訪問權限的見解和報告可幫助您了解優先事項和問題所在，從而提高生產力。
包含在您的銷售儀表板上的主要見解包括：
- 按lead source去分類
- Pipeline入面有多少單生意
- 平均每單生意的成交額
- 從lead到close deal，平均完成時間
- 簽單率：有多少lead轉化為銷售額
查看趨勢以識別風險和機遇。您可能會注意到平均每單生意額下降（客戶是否cut budget或提供太多discount？）或某個stage的conversion下降（您是否執行無效活動或lead質素不佳？）等風險。
6. 讓您的salesperson他們需要的功能
正確設定permission可確保每個人都能立即獲得所需的access。
管理access的最有效方法是為特定的團隊成員組創建。這意味著每次有新團隊成員加入時，您都可以快速為他們分配所需的工具和訪問權限，而不是單獨設置每個人。
7. 使用label和filter快速訪問信息
Label和Filter可使您可以查看聯繫人和公司信息，這意味著您可以快速獲得所需的資料。
你可能想看看：
- 三個月以上的交易
- 簽單失敗的生意
- 某個salesperson 簽單進度
您也可以與您的團隊share dashboard及report。而且，如果您使用的是 Pipedrive 是cloud-based的 CRM，您可以book mark這些dashboard。
還可以選擇向 CRM 添加定製字段，例如，允許您將某人標記到特定的營銷活動中。
8. 合作處理交易
CRM 允許不同的team members訪問信息。在評論中標記人們意味著他們可以參與某客戶或交易並直接開始工作。
從同事那裡得到通知你該接手一項任務可以激勵並幫助人們集中註意力。
尤其是小型企業，可以從團隊合作中受益，因為它使銷售人員能夠在一段時間內進行結構化、短暫的休息並專注於任務，從而防止他們不知所措或拖延。
9. 以最小的努力獲取lead
手動記錄lead是一個耗時且痛苦的過程。它不僅會影響生產力，而且您還可能會犯錯誤或錯失機會。
因此，您需要使用 CRM 輕鬆捕獲該資料。理想情況下，您希望將來自在線查詢（download、contact form等）的潛在客戶自動導入 CRM。這意味著它會直接進入您的工作流程。
Chatbot提供了另一種提高生產力的方法。回答客戶的問題可以幫助確定潛在客戶並確保人們獲得所需的幫助（Pipedrive 提供了 LeadBooster 插件，因此您可以快速設置 Chatbot 或 Contact Form）。
當你同步了calendar之後，無論它們來自傳統的contact form還是Chatbot，系統都可以自動幫你預約meeting。
10. User-friendliness 使工作更容易完成
Salesperson主要工作是與客戶對話。每個人都不一樣，但這些outgoing的性格對admin工作感到挫敗。
作為一名salesperson，相對於看data，你可能對make call 更感興趣，這是正確的。
設置良好的 CRM 可以非常方便用戶使用，並且確實有助於時間管理。讓data input變得簡單甚至有趣，您和您的團隊更有可能高效、多任務處理並完成工作。
這意味著要花時間定制您的 CRM，包括僅捕獲基本數據、設置dashboard和Pipeline，以及通常考慮構建出色的user journey。
這也意味著選擇一個直觀且易於上手的 CRM。
11. 更好地了解您的客戶
您越了解客戶，愈能有效簽單。
該過程依賴於有效的提問，而您的 CRM 可以data-based去了解到整個過程。
以下是一些有助於您提高資格的趨勢示例：
- Demographic data，例如員工數量、平均每張單生意額
- 每位salesperson平均簽單所需時間
- 追踪銷售失敗，lost deal的原因以發現銷售流程的問題
花時間深入研究這些趨勢可以讓你加強你的角色並更好地獲得資格，這樣你就可以更有效率。
12. 發展有效的記筆記
會議記錄對於獲得客戶資料至關重要，但以最快的方法獲得資料及每位同事都可以access到是一門藝術。
提高你的mark note能力可以使跟進過程更容易。一個好的 CRM 將幫助你的note與deal及lead聯上關係。
- 使用有效的標題：通過突出顯示“follow-up activity”或“客戶目標”等重要部分，使筆記更易於理解。
- 共同寫作：分享資訊，讓每個人都能從中獲得價值，這樣更容易協作，並迫使你養成良好的習慣。
- 簡潔：簡短及精要可以幫助您快速獲取信息。
13. 透過手機讓您的 CRM 保持最新狀態
當你在坐車及等待的時間，你都可以在手機上做筆記、分配任務和計劃follow-up activity。
大多數 CRM 現在都有一個全面的手機app，可讓您輕鬆跟進，最重要的是，讓所有內容即時更新。
與其在紙張notebook mark note或留待回到office才mark note，不如直接在會議結束後於手機app快速輕鬆地進行更改。
CRM 的搜索功能也將幫助您快速找到信息，如果您需要在會議前查找某些內容。
最後
有效地針對客戶、跟進和獲得有價值的資料是銷售的必要組成部分——當你做好他們，將會對整個生意有巨大的影響（不僅對生產力，而且可能對士氣、健康和心理健康也有影響）。
令人驚訝的是，提高生產力的小步驟可以帶來巨大的收益。每天節省 20 分鐘，加起來每年大約有 11 天可以回來。更不用說您正在使銷售過程更加有效和有趣。
如果您的團隊在遠程工作，CRM 可能特別有用，因為無論您在哪個工作區都可以使用它。您可以鼓勵您的團隊在他們online簽到並跟踪他們在 CRM 工具上的工作，以確保他們’正在把事情做好。
希望這篇文章能啟發您開始實施方法來提高您今天的生產力。
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